Quy trình thanh toán kinh phí nghiên cứu khoa học

QUY TRÌNH THANH TOÁN KINH PHÍ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Quy định chung: - Các đề tài NCKH phải có thuyết minh được duyệt hoặc Hợp đồng KHCN (nếu là đề tài nhận nguồn tiền từ bên ngoài). Tất cả các khoản chi tiêu phải có dự toán sử dụng kinh phí, dự toán được lập theo đúng quy định quản lý tài chính của Nhà nước. - Các khoản chi tiêu chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, tiền mặt chỉ được thanh toán cho một số trường hợp sau: Mua hàng nông sản của hộ cá thể, tiền công thuê ngoài đối với cá nhân không có số tài khoản với số tiền < 5 triệu đồng, các khoản mua sắm lẻ có giá trị dưới 1 triệu đồng 1 lần thanh toán (nghiêm cấm chia tách hoá đơn) và một số trường hợp đặc biệt khác. - Kết thúc chi tiêu trước 15/12 hàng năm.. - Các chủ nhiệm đề tài, dự án, Hợp đồng KHCN có trách nhiệm đóng góp kinh phí quản lý vào nguồn thu của Nhà trường. - Đối với các khoản thanh toán tiền công, tiền lương cho cá nhân không hưởng lương trường từ 1 triệu đồng/ lần phát sinh thu nhập trở lên: phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Nhà nước: 10% đối với cá nhân có MST, 20% đối với cá nhân không có MST 1 - Thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng 1.1 - Thủ tục tạm ứng. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: Các chủ nhiệm đề tài hoặc cá nhân khi đến làm thủ tục ứng kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: - Dự toán kinh phí có phê duyệt của chủ nhiệm đề tài. - Giấy xin tạm ứng và các minh chứng cần sử dụng tiền cho các hoạt động theo quy định của Nhà nước. Mỗi lần ứng tiền mặt tối đa không quá 100 triệu đồng Khi các khoản tạm ứng kỳ trước được thanh toán hết mới tiếp tục nhận khoản tạm ứng lần sau. Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lý, hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng ký duyệt. Hoàn tất thủ tục thanh toán - Nếu ứng bằng tiền mặt : Kế toán viên khi tiếp nhận chứng từ đầy đủ và hợp lệ, hẹn khách hàng thời gian đến nhận tiền. - Nếu ứng bằng chuyển khoản, kế toán viên tiếp nhận chứng từ chuyển các bộ phận liên quan để thực hiện giao dịch chuyển khoản. 1.2 - Thanh toán tạm ứng Đến hạn hen thanh toán, người nhận tạm ứng phải thanh toán các khoản ứng bằng chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ, theo đúng dự toán và theo đúng nội dung chi khi nhận tạm ứng. Nếu khoản ứng chi không hết phải làm thủ tục nộp lại. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu (1) Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục hoàn ứng kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: Giấy xin thanh toán tạm ứng. Dự trù kinh phí đã được phê duyệt khi đi tạm ứng Các chứng từ kèm theo: khoản chi cho người lao động phải có hợp đồng, thanh lý, bảng chấm công, giấy thanh toán hoặc giấy biên nhận có chữ ký của người nhận tiền (nếu thanh toán bằng tiền mặt). Nếu thanh toán 1 lần với số tiền trên 1.000.000 đồng đối với các đối tượng không hưởng lương từ quỹ lương Trường phải nộp lại 10% -20% thuế TNCN. Các khoản mua vật tư, sử dụng dịch vụ nếu có giá trị lớn như sau: + Nhỏ hơn 5 triệu đồng phải có báo giá + Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để lựa chọn, ký hợp đồng, . + Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để trình hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn, ký hợp đồng cung cấp. (Trường hợp mua vật tư, súc vật ... của hộ cá thể có giá trị dưới 3 triệu đồng thì phải có giấy biện nhận có chữ ký của chủ hộ, nếu giá trị trên 3 triệu đồng phải làm hợp đồng, thanh lý hợp đồng có xác nhận của chính quyền địa phương, khi thanh toán phải có giấy biên nhận của người bán hàng. Riêng thuê đất phải hợp đồng, thanh lý, biên nhận và có xác nhận của chính quyền địa phương) Nếu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài các nội dung trên phải có thủ tục bàn giao, nhập kho, xuất kho. Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng ký duyệt. Hoàn tất thủ tục thanh toán Kế toán viên sau khi trình ký kế toán trưởng và Hiệu trưởng có trách nhiệm phô tô cho khách 01 bản giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã có đày đủ chữ ký duyệt cho người đi thanh toán.. 1.3- Thanh toán kinh phí NCKH: (1) Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: Dự toán kinh phí đã được ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt, chuyển khoản Nếu thuê công lao động phải có hợp đồng, thanh lý, giấy biên nhận (nếu nhận bằng tiền mặt), bảng chấm công. Bảng kê chứng từ nếu có từ 3 chứng từ trở lên Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo Chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ; Các khoản mua vật tư, sử dụng dịch vụ nếu có giá trị lớn như sau: + Nhỏ hơn 5 triệu đồng phải có báo giá + Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để lựa chọn, ký hợp đồng, . + Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để trình hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn, ký hợp đồng cung cấp. + Từ 100 triệu đồng trở lên phải làm thủ tục đấu thầu. Nếu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài các nội dung trên phải có thủ tục bàn giao, nhập kho, xuất kho. - Giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phí, quyết định cử đi công tác Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng. Hoàn tất thủ tục thanh toán - Nếu thanh toán bằng tiền mặt : Kế toán viên khi tiếp nhận chứng từ đầy đủ và hợp lệ, hẹn khách hàng thời gian đến nhận tiền. - Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán viên tiếp nhận chứng từ chuyển các bộ phận liên quan để thực hiện chuyển khoản.