Quy trình đánh giá nội bộ

…………………….. ……………………………….. Địa chỉ: …..................................................... Tel: …………. Fax: ………….; Email : QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số : QT 4.14 Ban hành lần : 01 Hiệu lực từ ngày : ………………… Biên soạn Xem xét Phê duyệt Chữ ký Họ và tên Chức danh Quản lý chất lượng Trưởng phòng Giám đốc Mục đích: Nhằm mục đích xác nhận hệ thống quản lý chất lượng của phòng thử nghiệm : Có phù hợp với các yêu cầu nêu trong tiêu chuẩn ISO 17025:2005. Có được áp dụng một cách hiệu lực, hiệu quả phù hợp hoạt động thực tế của phòng thử nghiệm. 2. Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho việc đánh giá nội bộ các phòng ban có liên quan đến hoạt động của PTN của Công ty . 3. Tài liệu tham khảo : - ISO/IEC 17025:2005, Yêu cầu chung về năng lực của phòng thí nghiệm (4.14 Đánh giá nội bộ) - Sổ tay chất lượng 4. Định nghĩa: - PTN : Phòng thử nghiệm - BGĐ: Ban giám đốc - TPKH: Trưởng phòng kế hoạch - TPTN: Trưởng phòng thử nghiệm Lập lịch đánh giá hàng năm 5. Lưu trình: Lập kế hoạch đánh giá Đánh giá Báo cáo kết quả đánh giá Xem xét Hành động khắc phục Kiểm tra xác nhận Lưu hồ sơ 6. Quy trình chi tiết: Bước Tiến trình thực hiện Trách nhiệm Biểu mẫu 1 Lập lịch đánh giá hàng năm Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm xác định lịch trình đánh giá nội bộ hằng năm vào tháng đầu tiên của năm. Yêu cầu của lịch đánh giá: Bao gồm tất cả các hoạt động của phòng thử nghiệm . Khoảng thời gian giữa các chu kỳ đánh giá đối với mỗi phòng thử nghiệm tối đa là 12 tháng. Tần suất đánh giá của mỗi phòng phải được xem xét trên cơ sở hiện trạng, mức độ quan trọng và kết quả của các lần đánh giá trước đó. Công ty có thể tổ chức đánh giá nội bộ đột xuất (nếu cần). BGĐ BM01-QT4.14/01 2 Lập kế hoạch đánh giá : Trước khi tiến hành mỗi đợt đánh giá 2 tuần, Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch đánh giá để chỉ định chuyên gia đánh giá, trưởng đoàn đánh giá, các hoạt động sẽ được đánh giá, thời gian đánh giá. Kế hoạch đánh giá này sẽ được thông báo đến chuyên gia đánh giá và phòng được đánh giá để thực hiện. Yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá: Các chuyên gia đánh giá là những người đã được đào tạo qua lớp chuyên gia đánh giá nội bộ. Chuyên gia đánh giá không được đánh giá công việc của mình. BGĐ BM02-QT4.14/01 3 Đánh giá Chuyên gia đánh giá phải đảm bảo rằng mọi tài liệu liên quan đến hoạt động đánh giá (tiêu chuẩn ISO 17025:2005, sổ tay chất lượng, các thủ tục chung và riêng của phòng , các hướng dẫn công việc và kết quả lần đánh giá trước đó) phải sẵn có để xem xét, chuẩn bị cho công việc đánh giá. Có thể lập “Bảng câu hỏi kiểm tra” trước khi đánh giá và “Phiếu ghi chép đánh giá” Phòng được đánh giá phải cử người có trách nhiệm tiếp đoàn đánh giá, nếu bận việc không thể thực hiện được thì phải thông báo trước cho đoàn đánh giá và hẹn lại buổi khác, không trễ hơn 1 tuần sau đó. Trước khi tiến hành đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá hoặc chuyên gia đánh giá giải thích với phòng được đánh giá về mục đích và phạm vi của cuộc đánh giá cũng như các hoạt động được đánh giá. Chuyên gia đánh giá tiến hành cuộc đánh giá theo những cách thức sau: Xem xét tài liệu. Kiểm tra hồ sơ. Quan sát thực tế. Phỏng vấn trực tiếp. Tất cả các nội dung đánh giá được ghi chép vào “Phiếu ghi chép đánh giá” Đánh giá viên BM04-QT4.14/01 BM05-QT4.14/01 4 Báo cáo kết quả đánh giá Kết thúc đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá họp thảo luận với các chuyên gia đánh giá về kết quả đánh giá. Các đánh giá viên nộp phiếu ghi chép đánh giá cho trưởng đoàn đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá lập báo cáo kết quả đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá BM03-QT4.14/01 5 Xem xét Trưởng đoàn đánh giá trình bày những điểm không phù hợp và kiến nghị cải tiến cuộc họp kết thúc. Phòng được đánh giá xem xét bảng báo cáo kết quả đánh giá, đề nghị đoàn đánh giá giải thích rõ các điểm không phù hợp (nếu xét thấy cần thiết). Nếu thống nhất với kết quả đánh giá, Trưởng phòng ký xác nhận vào báo cáo đánh giá nội bộ và thống nhất thời gian dự kiến hoàn thành. TPTN/ Trưởng đoàn đánh giá 6 Hành động khắc phục: Trong vòng 10 ngày làm việc sau khi nhận được báo cáo kết quả đánh giá, Trưởng phòng được đánh giá phải phân tích nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục. Đối với các kiến nghị cải tiến, bên được đánh giá có hành động khắc phục, cải tiến (nếu cần). Phòng ban được đánh giá tiến hành hành động khắc phục/ phòng ngừa theo Quy trình hành động khắc phục / phòng ngừa/ cải tiến TPTN/ Bộ phận được đánh giá 7 Kiểm tra xác nhận Phòng được đánh giá sau khi tiến hành hành động khắc phục/phòng ngừa xong, báo cho Trưởng đoàn đánh giá đến kiểm tra xác nhận việc khắc phục các điểm không phù hợp. Trưởng đoàn đánh giá nộp báo cáo đánh giá nội bộ về cho Ban Giám Đốc Trưởng đoàn đánh giá BM03-QT4.14/01 8 Lưu hồ sơ: Đại diện lãnh đạo tổng kết các kết quả đánh giá nội bộ và báo cáo trong cuộc họp xem xét lãnh đạo. Lưu các hồ sơ liên quan đến thủ tục này. BGĐ 7. Biểu mẫu: - BM01-QT4.14/01: Chương trình đánh giá nội bộ. - BM02-QT4.14/01: Kế hoạch đánh giá nội bộ. - BM03-QT4.14/01: Báo cáo đánh giá nội bộ. - BM04-QT4.14/01: Bảng câu hỏi kiểm tra. - BM05-QT4.14/01: Phiếu ghi chép đánh giá.