Quy chế tổ chức và hoạt động của ban giám đốc công ty cổ phần

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY CỔ PHẦN (Ban hành kèm theo Quyết định số : .........../ QĐ/HĐQT ngày .... tháng ..... năm .....của Hội đồng quản trị Cơng ty cổ phần ................)   Điều 1: MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC 1.1 Quy chế hoạt động của Ban giám đốc Cơng ty cổ phần ......... (Sau đây gọi tắt là “Quy chế”) được xây dựng trên cơ sở Điều lệ của Cơng ty nhằm quy định cụ thể nguyên tắc hoạt động, cơ cấu tổ chức của Ban Giám đốc, quyền hạn và nhiệm vụ của từng thành viên Ban Giám đốc; 1.2 Quy chế này được áp dụng trong mọi hoạt động của Ban Giám đốc và các thành viên của Ban Giám đốc. Nếu cĩ bất kỳ điều khoản nào trong Quy chế này mâu thuẫn với Điều lệ Cơng ty thì các quy định của Điều lệ sẽ được áp dụng; 1.3 Các thuật ngữ dùng trong Quy chế này cũng cĩ nghĩa như được định nghĩa trong Điều lệ và Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị (Sau đây gọi tắt là “HĐQT”) của Cơng ty. Điều 2: NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG 2.1 Ban Giám đốc hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Cơng ty, là đại diện của Cơng ty trước pháp luật. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước HĐQT Cơng ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cơng ty và trong Quy chế này; 2.2 Phĩ giám đốc, Kế tốn trưởng là thành viên Ban Giám đốc của Cơng ty, chịu trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc theo các nhiệm vụ được Giám đốc phân cơng hoặc uỷ quyền như quy định tại Quy chế này. Điều 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TIÊU CHUẨN CỦA THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC 3.1 Thành viên của Ban Giám đốc bao gồm: Giám đốc, Các phĩ Giám đốc và Kế tốn trưởng. 3. 2 Các thành viên Ban Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm hoặc bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu hoặc biểu quyết. 3. 3 Trong trường hợp đột xuất cĩ vị trí thành viên BGĐ bị bỏ trống, Chủ tịch HĐQT cĩ thể bổ nhiệm tạm thời một người thay thế và phải đệ trình HĐQT trong cuộc họp liền tiếp thơng qua hoặc bổ nhiệm người khác. 3. 4 Tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm thành viên Ban Giám đốc được quy định như sau: 3. 4 .1 Giám đốc là người do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: - Cĩ trình độ học vấn từ Đại học trở lên thuộc các ngành kinh tế - kỷ thụật cĩ liên quan đến họat động chủ yếu của cơng ty, - Cĩ năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp cĩ hiểu biết pháp luật. - Cĩ ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của cơng ty. - Cĩ sức khỏe, cĩ phẩm chất, đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết. - Khơng thuộc các đối tượng cấm của Pháp luật: những người vị thành niên, người khơng đủ năng lực hành vi, người đã bị kết án tù, người đang thi hành hình phạt tù, nhân viên lực lượng vũ trang, và người đã bị phán quyết là đã làm cho cơng ty mà họ từng lãnh đạo trước đây bị phá sản. - Khơng kiêm nhiệm bất cứ một chức vụ quản lý, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác trừ trường hợp được HĐQT Cơng ty cử tham gia quản lý tại các D oanh nghiệp cĩ vốn gĩp của Cơng ty; - Nhiệm kỳ của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc khơng quá 5 năm, cĩ thể bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế. 3 .4.2. Phĩ giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc; và phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: - Cĩ trình độ học vấn từ Đại học trở lên thuộc các ngành kinh tế - kỷ thụật cĩ liên quan đến họat động chủ yếu của cơng ty, - Cĩ năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp, cĩ hiểu biết pháp luật. - Cĩ ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của cơng ty. - Cĩ sức khỏe, cĩ phẩm chất, đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết. - Khơng thuộc các đối tượng cấm của Pháp luật: những người vị thành niên, người khơng đủ năng lực hành vi, người đã bị kết án tù, người đang thi hành hình phạt tù, nhân viên lực lượng vũ trang, và người đã bị phán quyết là đã làm cho cơng ty mà họ từng lãnh đạo trước đây bị phá sản. - Khơng kiêm nhiệm bất cứ một chức vụ quản lý, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác trừ trường hợp được HĐQT Cơng ty cử tham gia quản lý tại các doanh nghiệp cĩ vốn gĩp của Cơng ty; Nhiệm kỳ của phĩ giám đốc hoặc phĩ tổng giám đốc khơng quá 5 năm, cĩ thể bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế. 3.4.3 Kế tốn trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hoặc kỷ luật theo đề nghị của Giám đố c và phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: - Cĩ đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi theo quy định của pháp luật; - Cĩ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, cĩ ý thức chấp hành và đấu tranh bảo vệ nguyên tắc, chính sách, chế độ kinh tế, tài chính và pháp luật của Nhà nước - Cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về cơng tác kế tốn và cĩ trình độ đại học chuyên ngành kinh tế kế tốn trở lên; - Cĩ thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất là hai năm trở lên. - Cĩ Chứng chỉ bồi dưỡng Kế tốn trưởng; - Khơng thuộc đối tượng những người khơng được làm kế tốn trưởng theo quy định tại Điều 51 của Luật Kế tốn. - Nhiệm kỳ của Kế tốn trưởng khơng quá 5 năm, cĩ thể bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế. Điều 4: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC 4.1 Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Cơng ty. Giám đốc thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của mình phù hợp với luật, với quy định của Điều lệ Cơng ty và Quy chế này. 4.1.1 Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, chỉ đạo thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư đã được HĐQT phê duyệt. Trong trường hợp khơng đồng ý với Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, Giám đốc vẫn cĩ trách nhiệm thực hiện Nghị quyết, quyết định của HĐQT nhưng cĩ quyền bảo lưu ý kiến của mình và trình Đại hội đồng cổ đơng xem xét trong phiên họp gần nhất; 4.1.2 Khi thấy Nghị quyết, quyết định của HĐQT trái pháp luật, trái Điều lệ Cơng ty, Giám đốc cĩ trách nhiệm báo cáo để HĐQT thay đổi quyết định. Trong trường hợp HĐQT khơng thay đổi quyết định, Giám đốc cĩ quyền từ chối thực hiện những Nghị quyết, Quyết định trái pháp luật đĩ của HĐQT. Khi từ chối thực hiện Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, Giám đốc cĩ trách nhiệm thơng báo ngay với Ban kiểm sốt. 4.1.3 Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng năm hoặc dự án đầu tư của Cơng ty trình HĐQT quyết định. Phê duyệt kế hoạch, phương án hoạt động kinh doanh của các bộ phận trong Cơng ty do Phĩ giám đốc trình; 4.1.4 Thay mặt HĐQT quản lý tồn bộ vốn, tài sản của Cơng ty, chịu trách nhiệm bảo tồn và phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều lệ của Cơng ty và Quy chế này; 4.1.5 Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu và các sản phẩm ( trừ những sản phẩm dịch vụ do nhà nước quy định ). 4.1.6 Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp mở rộng sản xuất. 4.1.7 Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với các cán bộ nhân viên dưới quyền. 4.1.8 Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. 4.1.9 Đại diện Cơng ty trong việc khởi kiện các vụ án cĩ liên quan đến quyền lợi của cơng ty theo sự ủy quyền của HĐQT ủy quyền bằng văn bản. 4.1.10 Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức & quy chế quản lý Cơng ty. Quyết định về việc tuyển dụng lao động, Quyết định tiền lương và phụ cấp đối với người lao động trong Cơng ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. 4.1.11 Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Cơng ty, nếu điều hành trái pháp luật, trái với Điều lệ Cơng ty và trái với quyết định của HĐQT, gây thiệt hại cho Cơng ty thì Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho Cơng ty. Giám đốc, Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu tiết lộ thơng tin bí mật của Cơng ty. 4.1.12 Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh để hồn thành chỉ tiêu hàng năm về kinh tế, chính trị-xã hội của Cơng ty theo kế hoạch đã được HĐQT giao; 4.1.13 Cĩ quyền tuyển dụng thư ký, trợ lý giúp việc, quyền được thuê tổ chức tư vấn, chuyên gia hỗ trợ cơng việc. 4.1.14 Chế độ phân cơng trách nhiệm trong các PGĐ do Giám đốc quyết định và được thơng qua tập thể bằng một quyết định. Việc phân cơng trách nhiệm cho các PGĐ cĩ thể được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của Cơng ty theo từng thời kỳ. Giám đốc cĩ thể thay đổi các nội dung đã được phân cơng khi xét thấy cần thiết hoặc cĩ sự điều chỉnh lĩnh vực phân cơng theo dõi trong các PGĐ. Việc điều chỉnh này phải cĩ sự trao đổi bàn bạc trước với HĐQT liên quan và nội dung sửa đổi phải được thơng qua bằng Nghị quyết 4.1.15 Trong lĩnh vực tổ chức hành chính Cơng ty: - Giám đốc tổ chức các phịng ban của Cơng ty, quyết định cơ cấu tổ chức, nhân sự và nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của các phịng ban trong Cơng ty. Kiến nghị với HĐQT cơ cấu tổ chức và các quy chế quản lý các chi nhánh, văn phịng đại diện của Cơng ty; - Ban hành nội quy lao động của Cơng ty và phê duyệt nội quy, quy chế quản lý nội bộ của các bộ phận trong Cơng ty (nếu cĩ); - Điều hành hoạt động hành chính hiệu quả giữa các phịng ban để phục vụ cơng tác của HĐQT, cơng tác chính trị - xã hội khác. Phối hợp hoạt động tốt giữa Cơng ty với các đơn vị thành viên, các Cơng ty khác cĩ hợp tác với Cơng ty; - Đề xuất và trình HĐQT quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp của các chức danh thuộc thẩm quyền quản lý của HĐQT. 4.1. 16 Trong lĩnh vực lao động tiền lương: - Xây dựng và trình HĐQT phương án trả lương, thưởng hệ số lương cho tập thể, cá nhân người lao động theo kết quả kinh doanh của Cơng ty; - Xây dựng và trình HĐQT kế hoạch tuyển dụng, phương án sử dụng nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch đầu tư, kinh doanh, đào tạo của Cơng ty. Quyết định việc thuê chuyên gia chuyên ngành kỹ thuật, xin chấp thuận của HĐQT khi thuê chuyên gia nước ngồi, Việt kiều; - Ký hoặc uỷ quyền cho Phĩ giám đốc ký và giải quyết các vấn đề liên quan đến Hợp đồng lao động với nhân viên (trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT ); - Kiến nghị việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật, chấm dứt Hợp đồng lao động đối với trường hợp nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của HĐQT. 4.1.17 Được quyền ký các Hợp đồng cĩ giá trị nhỏ hơn 09 tỷ đồng. Đối với các Hợp đồng cĩ giá trị lớn hơn, Giám đốc lập tờ trình đề nghị Chủ tịch HĐQT ký hoặc ủy quyền cho Giám đốc ký hợp đồng; 4.1.18 Quyết định việc ký uỷ quyền cho Phĩ giám đốc ký các Hợp đồng và giao dịch dưới đây: - Hợp đồng kinh tế cĩ giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 200 triệu đồng; - Các khoản chi đột xuất của Cơng ty khơng quá 1 0 triệu đồng; - Chi phí giao dịch và tiếp khách khơng quá 0 3 triệu đồng; 4.1.19 Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban giám đốc; Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp. 4.1.20 Yêu cầu Chủ tịch HĐQT triệu tập phiên họp bất thường để giải quyết cơng việc khẩn cấp của Cơng ty. Khi đĩ, Giám đốc phải thơng báo trước về nội dung chương trình nghị sự dự kiến cần giải quyết tại cuộc họp và gửi các tài liệu cần thiết ( nếu cĩ ) đến Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT trước phiên họp HĐQT ít nhất là (01) ngày. 4.1.21 Chế độ báo cáo của Giám đốc: - Báo cáo bằng văn bản cho HĐQT hàng quý và hàng năm về tình hình hoạt động và tài chính của Cơng ty , các báo cáo này phải được gửi cho HĐQT. Nội dung báo cáo bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh cho thời gian tiếp theo (tài chính, tổ chức nhận sự, các hoạt động khác ) và đề xuất, kiến nghị xin phê duyệt của HĐQT (nếu cĩ); - Báo cáo tổng hợp của Ban giám đốc trong phiên họp giao ban hàng tháng của Cơng ty về tình hình hoạt động, tài chính và vấn đề tổ chức quản lý hoạt động trong Cơng ty; - Ngồi ra, Giám đốc phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của HĐQT. Việc thực hiện các báo cáo trên phải được lập thành văn bản; - Báo cáo của Giám đốc phải trung thực chính xác và Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước Pháp luật về các nội dung được đề cập trong các bản báo cáo; 4.1.22 Ngồi những cơng việc phải trình HĐQT theo quy định tại Điều lệ Cơng ty, Giám đốc cĩ quyền chủ động điều hành sản xuất kinh doanh theo thẩm quyền. Khi cĩ các truờng hợp khẩn cấp (thiên tai, địch hoạ, ho hoạn, sự cố…), Giám đốc được quyền ra quyết định hoặc cho áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình nhưng Giám đốc phải chịu trách nhiệm về những quyết định đĩ, đồng thời phải báo cáo lại cho HĐQT trong vịng (03) ngày kể từ ngày đưa ra quyết định. 4.2 Người đại diện theo uỷ quyền Giám đốc chỉ được uỷ quyền cho Phĩ giám đốc mà khơng được uỷ quyền cho bất kỳ người nào khác ngồi Phĩ Giám đốc này theo một trong ba phương thức uỷ quyền sau: 4.2.1 Uỷ quyền tồn quyền: Nếu Giám đốc vì lý do nào đĩ, vắng mặt tại Cơng ty quá (30) ngày thì phải cĩ giấy uỷ quyền tồn bộ các cơng việc thuộc thẩm quyền của Giám đốc cho Phĩ giám đốc và báo cáo bằng văn bản việc uỷ quyền tồn bộ đĩ cho Chủ tịch HĐQT. Việc ủy quyền chỉ được thực hiện sau khi được HĐQT chấp thuận. Nguời nhận uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc và HĐQT về những việc đã làm theo uỷ quyền và phải báo cáo lại cho Giám đốc; 4.2.2 Uỷ quyền vụ việc: Các Hợp đồng kinh tế, các cơng văn, quyết định và một số cơng việc cụ thể của Cơng ty được Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho Phĩ giám đốc theo lĩnh vực được phân cơng. Người nhận uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại; 4.2.3 Uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên: phân cơng chức năng, nhiệm vụ cụ thể được thể hiện tại Quy chế này. Phĩ Giám đốc được uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên được quyền chủ động tổ chức thực hiện các cơng việc được uỷ quyền. Phĩ Giám đốc được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc, HĐQT và trước Pháp luật về các cơng việc được uỷ quyền. Phĩ Giám đốc được uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại. Điều 5: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC Phĩ Giám đốc là ngưịi giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân cơng phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của Cơng ty, Phĩ Giám đốc cĩ các quyền hạn và trách nhiệm sau: 5.1 Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc thơng qua việc uỷ quyền tồn bộ hoặc từng vụ việc cụ thể trong trường hợp được Giám đốc uỷ quyền; 5.2 Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân cơng của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động; 5.3 Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết các vấn đề tại các phiên họp của Ban giám đốc. Quyền được bảo lưu ý kiến khác với quyết định của Giám đốc hoặc Ban giám đốc. Trong trường hợp phát hiện thấy quyết định của Giám đốc khơng phù hợp với các quy định của Pháp luật, Điều lệ Cơng ty, Nghị quyết, quyết định của HĐQT, Phĩ Giám đốc cĩ trách nhiệm báo cáo lại Giám đốc để sửa chữa hoặc thay thế. Trường hợp Giám đốc khơng thay đổi quyết định, Phĩ Giám đốc cĩ trách nhiệm báo cáo Chủ tịch HĐQT xem xét quyết định; 5.4 Quyền ký các loại Hợp đồng và các khoản chi tiêu: Phĩ Giám đốc được phép ký các hợp đồng và quyết định các khoản chi tiêu theo thẩm quyền và mức được Giám đốc phân cơng hoặc ủy quyền theo quy định tại Điều 4.1.18 của Quy chế này. Các đề án, Hợp đồng lớn cĩ tính chất phức tạp thì phải cĩ ý kiến của các chuyên gia tư vấn trước khi trình lên Giám đốc; 5.5 Thường xuyên báo cáo Giám đốc về những cơng việc thực hiện được Giám đốc phân cơng. Cĩ trách nhiệm chuẩn bị dự thảo của các đề án, hợp đồng, quyết định, văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực mình được phân cơng phụ trách trình lên Giám đốc theo lịch phân cơng cơng việc hoặc theo thời gian yêu cầu cụ thể của Giám đốc; 5.6 Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách để Giám đốc ký quyết định. Cĩ trách nhiệm giải trình, thảo luận với Giám đốc về các vấn đề được đề cập trong các văn bản mà mình chuẩn bị; 5.7 Thay mặt Giám đốc cung cấp thơng tin cho các cổ đơng, trực tiếp hoặc phân cơng cho nhân viên của bộ phận mình phụ trách tiếp xúc với giới báo chí theo lịch phân cơng cơng việc của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc cơng bố thơng tin trung thực và tuân thủ quy chế bảo mật của Cơng ty. Điều 6: QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn trưởng do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước Pháp luật trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình. Kế tốn trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và thực hiện các cơng việc theo sự phân cơng của Giám đốc. Kế tốn trưởng cĩ các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể sau: 6.1 Xây dựng và thực hiện hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế tốn và điều hành nghiệp vụ kế tốn của Cơng ty theo các quy định hiện hành của pháp luật. Quy trình nghiệp vụ kế tốn phải phù hợp với chế độ kế tốn mà Cơng ty đã đăng ký với cơ quan cĩ thẩm quyền; 6.2 Tổ chức, quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ, thơng tin tài liệu, số liệu kế tốn tài chính. Kế tốn trưởng chỉ được phép cung cấp số liệu cho Kiểm sốt viên hoặc theo yêu cầu của các đối tượng khác khi cĩ sự đồng ý của Giám đốc; 6.3 Tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động kế tốn của các đơn vị bộ phận, chi nhánh trong Cơng ty, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính thống nhất, chính xác của các nghiệp vụ kế tốn trong tồn Cơng ty; 6.4 Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc nhằm điều hịa về vốn cho các chi nhánh, các xưởng sản xuất, các dự án mà Cơng ty đầu tư; 6.5 Các báo cáo tài chính của Giám đốc phải cĩ sự xác nhận của Kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng và Giám đốc cùng xác nhận và chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính đĩ; 6.6 Đề xuất cho Giám đốc về các quy chế vay mượn, cầm cố thế chấp, mua bán tài sản theo quy định của pháp luật. Cĩ trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý mọi nguồn vốn, tài sản của Cơng ty theo đúng quy định của pháp luật; 6.7 Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực của các số liệu ghi trong sổ sách, chứng từ trước Giám đốc và HĐQT. Khi cĩ lỗi kỹ thuật phải sửa lại các số liệu trong sổ sách kế tốn phải theo đúng các quy định hiện hành. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc sửa chữa các số liệu này; 6.8 Khi cĩ lệnh của Giám đốc thì Kế tốn trưởng phải cĩ nghĩa vụ chấp hành. Nếu thấy lệnh đĩ cĩ bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc cĩ dấu hiệu vi phạm nguyên tắc tài chính thì Kế tốn trưởng vẫn phải chấp hành nhưng được quyền báo cáo trực tiếp cho HĐQT hoặc Trưởng Ban kiểm sốt; 6.9 Chịu trách nhiệm cùng với Giám đốc lập các báo cáo tài chính như sau: 6.9.1 Báo cáo kết quả hoạt động SXKD năm, Bảng can đối kế tốn, Bảng can đối số phát sinh, Bảng lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Bảng tăng giảm tài sản, Tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước, Thuế VAT, Thuê thu nhập, Tình hình tăng giảm nguồn vốn, Chi tiết cơng nợ, Tăng giảm tài sản, Một số chỉ tiêu đánh giá vv… của Cơng ty chậm nhất trong vịng 45 ngày sau khi kết thúc năm tài chính; 6.9. 2 Các báo cáo hàng tháng lập theo quy định tại Quy chế quản lý tài chính Cơng ty được lập trong vịng (05) ngày đầu của tháng; 6.9.3 Kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo được lập chậm nhất trong vịng (30) ngày đầu năm để trình Giám đốc xem xét và gửi HĐQT phê duyệt trước khi trình Đại hội đồng cổ đơng phê chuẩn; 6.9.4 Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính kế tốn trong tồn cơng ty. Điều 7 : CÁC PHIÊN HỌP CỦA BAN GIÁM ĐỐC 7.1 Ban giám đốc họp thường kỳ mỗi tháng ít nhất một lần. Các phiên họp của Ban giám đốc được tổ chức theo hình thức giao ban thường kỳ và chế độ họp đột xuất: 7.1.1 Phiên họp giao ban thuờng kỳ: Do Giám đốc triệu tập theo lịch cơng tác của Cơng ty; Địa điểm và thời gian được sắp xếp cho phù hợp với tình hình thực tế do Gíam đốc ấn định. Thành phần tham dự cuộc họp BGĐ ngồi thành viên BGĐ, cĩ thể mời một số thành viên như ban kiểm sốt, Giám đốc các chi nhánh, cán bộ quản lý khác trong Cơng ty. 7.1.2 Phiên họp bất thường để giải quyết các cơng việc đột xuất của Cơng ty, được Giám đốc triệu tập hoặc theo đề nghị của một trong các thành viên Ban giám đốc. 7.1.3 Các thành viên BGĐ cũng cĩ quyền triệu tập cuộc họp BGĐ cĩ sự tham dự của HĐQT, ban kiểm soát, trong trường hợp Gíam đốc sai phạm nghiêm trọng. 7.2 Nội dung của các phiên họp Ban giám đốc là tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty, các bộ phận, đơn vị thành viên hay các dự án đầu tư, các vấn đề cịn tồn tại của các phiên họp trước đĩ hay bất kỳ đề xuất, kiến nghị nào của thành viên Ban giám đốc. Ngồi ra trong phiên họp này, các thành viên Ban giám đốc cĩ nghĩa vụ báo cáo, giải trình các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý của mình. 7.3 Hồ sơ cuộc họp : 7.3.1 Gíam đốc cĩ trách nhiệm chuyển biên bản cuộc họp của BGĐ cho các thành viên HĐQT xem xét và đĩng gĩp ý kiến trong thời gian 10 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp. 7.3.2 Biên bản họp BGĐ phải được lập bằng tiếng việt, cĩ đầy đủ chữ ký của các thành viên BGĐ tham dự hợp lệ, đĩng dấu giáp lai, lưu tại phịng Gíam đốc trong thời gian 05 năm kể từ ngày tổ chức cuộc họp. Điều 8: MỐI QUAN HỆ GIŨA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ GIÁM ĐỐC 8.1 Đối với các cơng việc thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng: Giám đốc cĩ trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận chức năng thực hiện các cơng việc do HĐQT phân cơng để chuẩn bị các phiên họp thường niên và bất thường của Đại hội đồng cổ đơng. Đối với những cơng việc thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đơng, Giám đốc cĩ trách nhiệm chuẩn bị theo phân cơng của HĐQT, báo cáo HĐQT thơng qua để HĐQT trình Đại hội đồng cổ đơng xem xét quyết định; 8.2 Đối với các cơng việc thuộc thẩm quyền của HĐQT: Giám đốc là người chịu trách nhiệm tổ chức nghiên cứu xây dựng các dự án, lập các kế hoạch, lấy ý kiến của các chuyên gia tư vấn và trình dự thảo lên HĐQT xem xét trong các phiên họp của HĐQT. Giám đốc cĩ trách nhiệm xây dựng quy trình trình duyệt, báo cáo HĐQT đảm bảo rõ ràng về hình thức, chính xác về nội dung và phù hợp với các quy định hiện hành của Pháp luật; Đối với các nội dung đã được HĐQT phê duyệt bằng văn bản, Giám đốc cĩ trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện các Nghị quyết, quyết định của HĐQT; Giám đốc được ký kết một số các văn bản liên quan theo phân cấp của HĐQT và cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện đề án, kế hoạch sau khi được HĐQT thơng qua. 8.3 Việc lập và duyệt kế hoạch, quản lý tài chính, xây dựng đơn giá tiền lương, khốn cơng việc, chi phí…sẽ do Phĩ Giám đốc cùng với Trưởng các bộ phận phối hợp xây dựng trình Giám đốc để Giám đốc trình HĐQT phê duyệt theo thẩm quyền. ĐIỀU 9 THAY ĐỔI THÀNH VIÊN –MIỄN NHIỆM TƯ CÁCH BGĐ : 9.1 Từ chức, từ nhiệm chức danh thành viên BGĐ 9.1.1 Giám đốc, phĩ Giám đốc , Kế tốn Trưởng muốn từ nhiệm chức danh phải cĩ đơn gửi đến HĐQT. Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày nhận đơn, HĐQT họp để xem xét và quyết định. 9.1.2 Trong trường hợp Giám đốc bị mất tư cách ban Giám đốc thì người khác tạm thời thay thế và được chủ tịch HĐQT bổ nhiệm. Sau đĩ trong cuộc họp HĐQT liền tiếp sẽ bổ nhiệm chính thức người thay thế. 9.1.3 Mọi trường hợp bị khuyết khác do HĐQT quyết định. 9.2 Miễn nhiệm tư cách ban Giám đốc : 9.2.1 Ban Giám đốc bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây : - Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự. - Từ chức - Vi phạm nghiêm trọng các quy định trong quy chế hoạt động của BGĐ. - Vi phạm các quy định trong điều lệ cơng ty. 9.2.2 Thành viên BGĐ đương nhiên bị mất tư cách thành viên BGĐ trong các trường hợp sau đây : - Mất trí, chết, mất quyền cơng dân. - Khơng đáp ứng được nhu cầu cơng việc. ĐIỀU 10: ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC CỦA BGĐ : 10.1 Phịng tổ chức – hành chính Cơng ty cĩ trách nhiệm chuyển và nhận tất cả các cơng văn tài liệu của BGĐ. 10.1.1 Đối với các cơng văn, quyết định do BGĐ ký phát hành phải được phịng TCHC Cơng ty lưu trữ bản chính và kịp thời sao gửi cho các phịng ban đơn vị trong Cơng ty. 10.1.2 Phịng TCHC Cơng ty cần sao gửi cho HĐQT các tài liệu liên quan về quản lý nhà nước, các quyết định điều hành quan trọng của GĐ và các báo cáo định kỳ của Cơng ty. 10.2 Tất cả các thành viên BGĐ cĩ thể trực tiếp làm việc với HĐQT cơng ty. 10.3 Các thành viên BGĐ được hưởng lương, thưởng, phụ cấp, cơng tác phí... theo quy chế trả lương và các quy định về chế độ liên quan của Cơng ty do HĐQT quyết định. 10.4 Các thành viên BGĐ được bố trí phịng làm việc riêng tại trụ sở chính của cơng ty với đầy đủ phương tiện làm việc, hội họp và tiếp khách. Điều 11: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG 11.1 Trong quá trình thực hiện, bất kỳ thành viên nào của Ban giám đốc cũng cĩ thể đề xuất với Giám đốc về việc sửa đổi, bổ sung, thay thế những quy định của Quy chế này cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty; 11.2 Trong trường hợp các quy định của Điều lệ Cơng ty liên quan đến Ban giám đốc thay đổi thì Quy chế này cũng phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với các thay đổi trong Điều lệ Cơng ty; 11.3 Giám đốc đề xuất việc sửa đổi, bổ sung thay thế các quy định của Quy chế này để HĐQT Cơng ty phê duyệt; 11.4 B