Mẫu quy trình thanh toán chi thường xuyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN -----***----- QUY TRÌNH THANH TOÁN CHI THƯỜNG XUYÊN Tất cả các khoản chi tiêu phải có dự toán sử dụng kinh phí, dự toán được lập theo đúng quy định quản lý tài chính của Nhà nước và quy chế quản lý nguồn thu và chi tiêu nội bộ. Các cá nhân khi đi thanh toán hoặc tạm ứng nếu sử dụng kinh phí được giao khoán phải mang theo sổ theo dõi chi tiêu của đơn vị mình, trong đó có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Các khoản chi tiêu chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, tiền mặt chỉ được thanh toán cho một số trường hợp sau: Mua hàng nông sản của hộ cá thể, tiền công thuê ngoài đối với cá nhân không có số tài khoản, các khoản mua sắm lẻ có giá trị dưới 1 triệu đồng 1 lần thanh toán (nghiêm cấm xé lẻ hoá đơn) và một số trường hợp đặc biệt khác. 1 - Thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng 1.1 - Thủ tục tạm ứng. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: - Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục ứng kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: - Lập dự toán kinh phí: - Dự toán chi phải đúng theo định mức chi đã được quy định trong Quy chế quản lý nguồn thu và chi tiêu nội bộ của Trường và các quy định quản lý tài chính của Nhà nước và phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt nếu là kinh phí giao khoán cho các đơn vị hoặc Hiệu trưởng ký duyệt nếu không phải kinh phí giao khoán. - Giấy xin tạm ứng và các minh chứng cần sử dụng tiền cho các hoạt động theo quy định của Nhà trường ( Quyết định cử đi hướng dẫn thực tập, chi phí thực tập môn học....). Mỗi lần ứng tiền mặt tối đa không quá 100 triệu đồng Khi các khoản tạm ứng kỳ trước được thanh toán hết mới tiếp tục nhận khoản tạm ứng lần sau. Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lý, hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng ký duyệt. Hoàn tất thủ tục thanh toán - Nếu ứng bằng tiền mặt : Kế toán viên khi tiếp nhận chứng từ đầy đủ và hợp lệ, hẹn khách hàng thời gian đến nhận tiền. - Nếu ứng bằng chuyển khoản, kế toán viên tiếp nhận chứng từ chuyển các bộ phận liên quan để thực hiện giao dịch chuyển khoản. 1.2- Thanh toán tạm ứng - Đến hạn hen thanh toán, người nhận tạm ứng phải thanh toán các khoản ứng bằng chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ, theo đúng dự toán và theo đúng nội dung chi khi nhận tạm ứng. Nếu khoản ứng chi không hết phải làm thủ tục nộp lại. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu (1) Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục ứng kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: - Giấy xin thanh toán tạm ứng. - Dự trù kinh phí đã được phê duyệt khi đi tạm ứng - Các khoản chi cho người lao động phổ thông phải có bảng chấm công, giấy thanh toán hoặc giấy biên nhận có chữ ký của người nhận tiền. Nếu thanh toán 1 lần với số tiền trên 500.000 đồng đối với các đối tượng không hưởng lương từ quỹ lương Trường phải thu lại 10% thuế TNC. - Các khoản mua vật tư, sử dụng dịch vụ nếu có giá trị lớn như sau: + Nhỏ hơn 5 triệu đồng phải có báo giá (trường hợp thuê xe phải có hợp đồng) + Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để lựa chọn, ký hợp đồng, . + Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để trình hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn, ký hợp đồng cung cấp. - Trường hợp mua vật tư, súc vật ... của hộ cá thể có giá trị dưới 3 triệu đồng thì phải có giấy biện nhận có chữ ký của chủ hộ, nếu giá trị trên 3 triệu đồng phải làm hợp đồng, thanh lý hợp đồng có xác nhận của chính quyền địa phương, khi thanh toán phải có giấy biện nhận của người bán hàng. -Nếu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài các nội dung trên phải có thủ tục bàn giao, nhập kho, xuất kho tại phòng Tài chính – kê toán ngay sau khi mua hàng và trước khi làm thủ tục thanh toán.. Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: - Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt - Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng ký duyệt. Hoàn tất thủ tục thanh toán Kế toán viên sau khi trình ký kế toán trưởng và Hiệu trưởng có trách nhiệm trả lại 01 bản giấy đề nghị thanh toán tạm ứng cho người đi thanh toán. 2 - Thanh toán đối với kinh phí đã được giao khoán cho các đơn vị. Các đơn vị đã được giao khoán kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn phải sử dụng kinh phí đúng với nhiệm vụ được giao và theo đúng hướng dẫn sử dụng kinh phí giao khoán. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu (1) Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: Hồ sơ thanh toán gồm : Dự toán chi đã được thủ trưởng đơn vị ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản. Bảng kê chứng từ nếu có từ 3 chứng từ trở lên Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo Chứng từ, hoá đơn tài chính chính hợp lý, hợp lệ: Các khoản mua vật tư, sử dụng dịch vụ nếu có giá trị lớn như sau: + Nhỏ hơn 5 triệu đồng phải có báo giá (trường hợp thuê xe phải có hợp đồng) + Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để lựa chọn, ký hợp đồng, . + Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để trình hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn, ký hợp đồng cung cấp. + Chứng từ, hoá đơn tài chính: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, giấy biên nhận, bản chấm công. Nếu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài các nội dung trên phải có thủ tục bàn giao, nhập kho, xuất kho. - Giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phí, quyết định cử đi công tác Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt. Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng. Hoàn tất thủ tục thanh toán - Nếu thanh toán bằng tiền mặt : Kế toán viên khi tiếp nhận chứng từ đầy đủ và hợp lệ, hẹn khách hàng thời gian đến nhận tiền. - Nếu tạm ứng bằng chuyển khoản, kế toán viên tiếp nhận chứng từ chuyển các bộ phận liên quan để thực hiện chuyển khoản. 3 - Thanh toán đối với các đơn vị chưa thực hiện khoán kinh phí Tất cả các khoản chi tiêu của các đơn vị phải có dự toán sử dụng kinh phí được lập theo đúng các định mức trong quy chế quản lý nguồn thu và chi tiêu nội bộ, các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và dự toán sử dụng kinh phí được Kế toán trưởng và Hiệu trưởng phê duyệt. Hoàn tất thủ tục thanh toán Trình duyệt Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu (1) Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu. Các cá nhân và đơn vị khi đến làm thủ tục thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu gồm: Hồ sơ thanh toán gồm : Dự toán chi đã được Kế toán trưởng - BGH ký duyệt. Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt hoặc séc Bảng kê chứng từ nếu có từ 3 chứng từ trở lên Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo Chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ: Các khoản mua vật tư, sử dụng dịch vụ nếu có giá trị lớn như sau: + Nhỏ hơn 5 triệu đồng phải có báo giá (trường hợp thuê xe phải có hợp đồng) + Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để làm các thủ tục mua bán ( Hợp đồng, BB bàn giao, hoá đơn, Thanh lý hợp đồng). + Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 3 giấy báo giá của nhà cung cấp để trình hội đồng lựa chọn nhà cung cấp, ký quyết định lựa chọn và làm các thủ tục mua bán ( Hợp đồng, BB bàn giao, hoá đơn, Thanh lý hợp đồng). + Chứng từ, hoá đơn tài chính: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, giấy biên nhận, bản chấm công - Nếu mua vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài các nội dung trên phải có thủ tục bàn giao, nhập kho, xuất kho. - Giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phí, quyết định cử đi công tác Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ: - Kế toán viên khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ. Trình duyệt - Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên có trách nhiệm trình ký Kế toán trưởng và Hiệu trưởng. Hoàn tất thủ tục thanh toán - Nếu thanh toán bằng tiền mặt : Kế toán viên khi tiếp nhận chứng từ đầy đủ và hợp lệ, hẹn khách hàng thời gian đến nhận tiền. - Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán viên tiếp nhận chứng từ chuyển các bộ phận liên quan để thực hiện chuyển khoản. 4- Thanh toán tiền mua sắm trang thiết bị Nhà trường giao cho Phòng Quản trị - Thiết bị chịu trách nhiệm tổ chức mua sắm tài sản, thiết bị cho các đơn vị trong toàn trường theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Các đơn vị có nhu cầu mua sắm trang thiết bị phải có dự trù từ đầu năm gửi Phòng Quản trị - Thiết bị để tập hợp trình Hiệu trưởng và Hội đồng mua sắm tài sản. Phòng Quản trị - Thiết bị có trách nhiệm tổ chức đấu thầu và làm các thủ tục cần thiết theo đúng quy định, phối hợp với Phòng Tài vụ soạn thảo và thương thảo để ký kết hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoàn tất các thủ tục bàn giao đưa tài sản vào sử dụng. Cán bộ Phòng Quản trị - thiết bị chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục thanh toán theo đúng quy định của pháp luật và chuyển giao hồ sơ, chứng từ cho Phòng Tài vụ kiểm tra, tiếp nhận và làm các thủ tục thanh toán. THỨ TỰ NGÀY, THÁNG CHỨNG TỪ ĐƯỢC XẾP THỨ TỰ NHƯ SAU: 1.Tờ trình về vấn đề cần đề cập ( Ban giám hiệu, Phòng TC- KT và các phòng có liên quan). 2.Sau khi có tờ trình, đơn vị xin cấp kinh phí phải làm dự trù kinh phí chi tiết và phải được sự đồng ý của Ban giám hiệu và sự kiểm soát định mức của phòng TC – KT thì mới được làm các thủ tục mua bán (đối với các đơn vị không có kinh phí khoán) 3.Tổng giá trị thanh toán nếu: Dưới 5 triệu cần 1 – 3 báo giá cạnh tranh. Từ 5 triệu -> dưới 20 triệu phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. Từ 20 triệu -> dưới 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chon, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. Từ 100 triệu trở lên phải làm thủ tục đầu thầu, thủ tục đấu thầu mau hàng hoá liên hệ vói phòng QT – TB để được hướng dẫn. 4. TH thanh toán phái có hợp đồng, thanh lý hợp đồng. - Khi thanh toán, hồ sơ phải có báo giá, 02 bộ (hợp đồng, BB họp hội đồng, quyết định, BB bàn giao, BB thanh lý hợp đồng). - Nếu hợp đồng được ký với cửa hàng, không có dấu tròn (01 bộ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu bên mua và bên bán; 01 bộ chỉ ký và ghi rõ họ tên, không đóng dấu của bên bán, bên mua vẫn đóng đâu bình thường, bộ này sẽ lưu tại Kho Bạc nhà nước Gia Lâm). - Nếu hợp đồng được ký với các công ty có dầu tròn thì cả hai bộ phải đóng dấu của cả hai bên. Lập biểu