Mẫu bảng theo dõi những thay đổi

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI (Logs of changes/ Change Tracking) Ấn bản (Issue) Ngày ban hành (Date of issue) Trang sửa đổi (Page amended) Chữ ký của đơn vị liên quan (Signature) 04 20.09.2004 Toàn bộ quy trình (Entire Process) Người biên soạn (Prepared By) Người kiểm tra (Checked By) Người phê duyệt (Apprpval) Họ và Tên (Full name) Chữ ký (signature) MỤC ĐÍCH(Goal) : + Đào tạo nhằm(Inoder to) : Cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, giúp nhân viên áp dụng thành công khi có các thay đổi về công nghệ trong doanh nghiệp. (Update staff’s knowledge, help staff practice successfully when there is any change of Tech in the company.) Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý kế cận, tạo cho họ những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến. (Prepare the reserve staff of management, provide them with essential skills for opportunities of promotion) Khuyến khích, động viên nhân viên. Thỏa mãn nhu cầu phát triển của nhân viên. (Encourage staff and match the staff ‘s need of development) Đào tạo nhằm không ngừng hoàn thiện và nâng cao kỹ năng chuyên môn của CNV để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công việc, phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển lâu dài của Công ty. (Train for non-stop improverment and upgrading professional skills of staff to match the raising demand of work catchiing the long-term developmental goals of the company) PHẠM VI ÁP DỤNG(Scope of application) Quy trình này được áp dụng trong toàn Công ty(To be applied inthentire company) TÀI LIỆU LIÊN QUAN(Reference Document) : - Qui chế đào tạo(Training Regulations). - Quy trình tuyển dụng(Employment Process). - Nội quy lớp học(Course Rule). TRÁCH NHIỆM( Responsibilities) : - Nhân viên phụ trách đào tạo thực hiện đúng quy trình này (Training staff is object to apply the entire process). Các bộ phận/ phòng ban khi có người tham dự các khóa đào tạo phải hoàn thành các thủ tục yêu cầu tại quy trình này. (All department sending staff to courses should follow all procedures) CÁC ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT(Definition of abrivation): KHĐT : Kế hoạch đào tạo. (Planning) NCĐT : Nhu cầu đào tạo.(Demand of Training) PĐNĐT : Phiếu đề nghị đào tạo.(Suggestion Form) PĐGKH : Phiếu đánh giá khóa học(Estimate of Course) Ban TGĐ : Ban Tổng Giám Đốc(Board of General Director). CNV : Công nhân viên(Labourer) NỘI DUNG ( Content): TRÁCH NHIỆM (Reponsibility) TIẾN TRÌNH ( Process) DIỄN GIẢI (Explaination) DIỄN GIẢI QUY TRÌNH(Explaination): V.1/ PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO(Analysis of training demand): - Vào cuối mỗi năm, Tổ Đào tạo phối hợp cùng các bộ phận tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo theo kế hoạch phát triển của bộ phận, của Công ty. (At the end of the year, Training Team should collaborate with other departments to analyse the training demand according to development plant of company) V.2/ LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO( Planning): - Căn cứ vào bản phân tích nhu cầu đào tạo, Tổ Đào tạo lập Kế hoạch đào tạo – Huấn luyện (BM.NS.02.01) cho năm kế tiếp. ( Basiced on the analysis, Training Team will make a plant of Training (Form No.HR.02.01) for the next year) - Trong qúa trình thực hiện, nếu thấy cần thiết phải sửa đổi lại Kế hoạch đào tạo cho phù hợp với tình hình thực tế, Tổ Đào tạo sẽ phối hợp cùng với các Trưởng bộ phận thực hiện hoặc Trưởng bộ phận gửi nhu cầu đào tạo của bộ phận mình về Tổ Đào tạo xem xét trước khi lập kế hoạch. (During the implementation, the plan could be changed in order to match the nearly. The heads of the Departments or Leaders will send their requisity of training to Training Team for the plan) V.3/ PHÊ DUYỆT(Approval) - Tổ Đào tạo lập kế hoạch đào tạo năm sau đó trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ phê duyệt. (Plan will be sibmitled to Personnel Manager and BOD for approval) - Trường hợp các bộ phận khi có nhu cầu đào tạo đột xuất, Trưởng bộ phận làm Phiếu đề nghị đào tạo – Huấn luyện (BM.NS.02.02) và gửi cho Tổ Đào tạo xem xét, nếu phù hợp sẽ trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ duyệt, nếu không phù hợp thì ghi rõ lý do và trả lại PĐNĐT cho bộ phận đề nghị. (In the case of irregular training demand form depts, Head of dept will send the training requisity (Form.HR.02.02) to training team. That requisity will be submitled to P.Manager/ BOD when it is reasonable. Otherwise, it will be returned with the explaination of reason to that department) - Trước khi được đào tạo, người tham dự phải viết Bản cam kết đào tạo – Huấn luyện (BM.NS.02.03) gửi về Tổ Đào tạo. Đối với những khóa học tổ chức nội bộ, người tham dự không nhất thiết phải làm Bản cam kết đào tạo mà căn cứ vào thông báo cụ thể của Tổ Đào tạo để thực hiện. Before taking course, the attendant should sign the plege of training(Form.HR.02.03) and send it to training team. For the internal courses or lectures held at company, the attendants do not need to have the pledge, but follow the particular notice form training course) - Ngoài việc đào tạo theo kế hoạch và đào tạo đột xuất, Tổ Đào tạo có thể đề xuất Ban TGĐ duyệt đề nghị các bộ phận cử người tham gia các khóa đào tạo bên ngoài có chương trình phù hợp với nghiệp vụ chuyên môn của mỗi bộ phận. (Beside the regular and irregular courses, Training team could submit the proposals asking Depts to send staff for the recommended courses.) V.4/ CHỌN LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO(Selection of training form): V.4.1) ĐÀO TẠO NỘI BỘ(Internal Training): Bao gồm các loại hình(Including): V.4.1.1) Đào tạo hội nhập(Intergrating training): - Áp dụng cho tất cả CNV khi vào nhận việc tại Công ty. Nội dung chủ yếu là giới thiệu tổng quát về Công ty, phổ biến tóm tắt những nội qui, chính sách, sơ đồ tổ chức của công ty,… do Phòng Nhân sự tổ chức thực hiện. Thời gian, số CNV mới tham dự, thời lượng,… sẽ được thông báo cụ thể tới các bộ phận trước khi tổ chức. (To be applied for all new recruits when coming to work at the company. Main content is about introduction of company, Brief Regulartion & rules of the company, structure.. held by HR Dept. Time, number of recruit, time ancount will be informed to depts. In advance.) V.4.1.2) Đào tạo trên công việc thực tế(Training based on reality) - Khi có nhân viên mới vào nhận việc tại bộ phận hoặc có sự thuyên chuyển, nâng cấp nhân viên trong nội bộ, Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm đào tạo hoặc cử người có đủ khả năng để theo dõi, hướng dẫn những công việc mà họ sẽ đảm nhận sau này. Kết quả của đào tạo trên công việc thực tế thể hiện qua khả năng đáp ứng công việc của CNV, các tài liệu liên quan đến công tác đào tạo được bộ phận lưu lại và gửi 01 bộ cho Tổ Đào tạo. (Due to recruitment or promotion, the head of specific dept will be inchargeg of training or assign the suitable person to guide and supervise in relating job. The result of training shoulf be expressed through the practical ability of recruits, the relevance document will be field and send one copy to training team) V.4.1.3) Tự đào tạo(Seft training and Education) - CNV tự đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn thông qua sách, tài liệu tại thư viện. ( By reading, learning books does at the library) V.4.1.4) Đào tạo với giảng viên, hoặc các cấp quản lý(Training byteaching staff or managementstaff) - Giảng viên là người đang làm việc tại Công ty phải có kiến thức chuyên môn và trình độ sư phạm. Có khả năng truyền đạt bài giảng rõ ràng. ( Internal teaching staff should have professional knowledge and skills with good communication ability) - Căn cứ vào kế hoạch đào tạo, hoặc nhu cầu của các bộ phận, Tổ Đào tạo liên hệ và mời giảng viên soạn chương trình giảng dạy. (Based on training plan, or depts ‘ need, training team contact the teaching staff to prepare lecture) - Danh sách cán bộ - Chuyên viên nội bộ đăng ký tham gia giảng dạy các chuyên đề tại Công ty (BM.NS.02.04) được cập nhật mỗi khi có thay đổi hoặc 06 tháng một lần. (List of internal teaching staff (Form.HR.02.04) will be update with the changes every 6 months) - Các bộ phận tự tổ chức cho nhân viên của mình hoặc nhân viên các bộ phận khác tham dự phải gửi Phiếu đăng ký hướng dẫn – Giảng dạy (BM.NS.02.05) về Tổ Đào tạo trước ngày tổ chức khóa học 1 tuần để phối hợp thực hiện. (For the seft – training course by specific Depts. These Depts send form registeration of training guide (Form.HR.02.05) to training team a week in advance for the implementary cooporation ) V.4.2) ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI(Out side training) V.4.2.1) Gửi CNV đi tham dự(Sending staff to course) - Nhằm nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn của CNV, Tổ Đào tạo thường xuyên liên hệ, gửi nhân viên tham dự các khóa đào tạo, các buổi hội thảo, tập huấn, tọa đàm,… ở bên ngoài Công ty do các đơn vị tư vấn – đào tạo tổ chức. ( For advanced training of staff, Training course will have frequent contant and sending staff to the course, seminars, conferences, meeting.. outside company held by consulting – training organizations) V.4.2.2) Mời giảng viên về giảng tại Công ty hoặc tổ chức khóa học tại một địa điểm ngoài Công ty: ( Inviting Traners for the course held in company or outside) Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận, các chương trình học, Tổ Đào tạo liên hệ, tìm hiểu các đơn vị thực hiện đào tạo dựa theo các tiêu chuẩn: ( Based on the needs of training form depts. And programs, Training team will contact and explore the training organization acrding to the standards) + Chương trình học phải phù hợp với nhu cầu đào tạo của Công ty. ( Suitable program with the requirement of company) + Uy tín của các Trường, Trung tâm đào tạo, giảng viên giảng dạy. (Reputation of Schools, training centers, trainers) + Hiệu qủa của lớp học phải đáp ứng được mong đợi của học viên. ( Effriciency of the course should match the expectation of trainees/attendants) + Chi phí và thời gian đào tạo phải hợp lý. (Reasonable cost and time) - Các chương trình học, giảng viên do Tổ Đào tạo, GĐ Nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ phận lựa chọn, đề nghị và được Ban TGĐ Công ty phê duyệt. (Programs, Trainers, will be selected by training team with Personnel manager collaboraring with heads of Depts and approved by BOD) V.5/ CHỌN PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO(Selection of methodologed): - Dựa vào nội dung của từng khóa học, Tổ Đào tạo tìm các phương pháp đào tạo phù hợp nhất để yêu cầu các đơn vị đào tạo đáp ứng. Các phương pháp đào tạo như: thảo luận nhóm, đưa ra các tình huống cụ thể để giải quyết, các buổi học lý thuyết hoặc ngoại khóa, các trò chơi,… hoặc kết hợp các phương pháp trên sao cho khóa học đạt hiệu quả cao nhất. V.6/ TỔ CHỨC THỰC HIỆN: - Tổ Đào tạo có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức, lên chương trình đào tạo, mời giảng viên, thông báo cho những bộ phận/ phòng ban có liên quan tham gia khóa đào tạo. Những ý kiến phản hồi về khoá đào tạo phải báo lại cho Tổ Đào tạo chậm nhất là 02 ngày trước khi bắt đầu khóa học. - Đối với đào tạo nội bộ, giảng viên phải chuẩn bị tài liệu giảng dạy và gửi 01 bộ cho Tổ Đào tạo trước khi khóa học bắt đầu ít nhất 05 ngày để Tổ Đào tạo trình Ban TGĐ duyệt, photo cho các anh/ chị tham gia khóa học. Giảng viên không được thoái thác nhiệm vụ. Hoặc nếu không tiếp tục việc giảng dạy, giảng viên phải báo cho Tổ Đào tạo biết trước khi bắt đầu khóa học ít nhất 02 ngày đồng thời phải viết giải trình lý do (có cấp quản lý trực tiếp xác nhận) gửi về Tổ Đào tạo. - Trong trường hợp mời giảng viên bên ngoài về giảng dạy tại Công ty, sau khi thống nhất chương trình với các bộ phận có nhu cầu, Tổ Đào tạo lập kế họach tổ chức trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ duyệt, thông báo các bộ phận tham dự. - Vì lý do nào đó học viên không thể đến lớp thì phải viết Đơn xin phép vắng mặt (BM.NS.02.06) có Trưởng bộ phận xác nhận và gửi về Tổ Đào tạo trước buổi học. - Cuối mỗi khoá đào tạo, các học viên phải đánh giá khóa học theo biểu mẫu Phiếu đánh giá về khóa học của các học viên (BM.NS.02.07). Tổ Đào tạo thu các phiếu đánh giá này làm cơ sở phân tích rút kinh nghiệm để tổ chức các khóa học sau này được tốt hơn. - Đối với hình thức gửi CNV tham dự các khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức, Tổ Đào tạo chịu trách nhiệm liên hệ với các đơn vị về nội dung chương trình học, thời gian, học phí và các vấn đề có liên quan trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ xét duyệt và thông báo tới các phòng ban có nhân viên tham dự. - Người được cử tham gia các khoá đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài Công ty phải chấp hành nghiêm túc các nội qui chung của lớp học, các thông báo - quy định riêng đối với từng khóa học và quy chế đào tạo của Công ty. - Tổ Đào tạo phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện (trong điều kiện cho phép) để phục vụ cho khóa học, có trách nhiệm theo dõi suốt thời gian diễn ra khóa học. Nếu thấy có bất kỳ vấn đề gì chưa phù hợp thì lập tức phải có ý kiến phải hồi với Trưởng bộ phận, giảng viên ngay để kịp thời điều chỉnh. - Tất cả các kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, CNV tham dự,… đều báo cho GĐ Nhân sự trước khi triển khai thực hiện. V.7/ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO: V.7.1) Đánh giá hành chánh công tác đào tạo: - Tất cả CNV được đào tạo nội bộ hoặc các khóa mời giảng viên về giảng tại Công ty đều phải làm bài kiểm tra cuối khoá và được cấp Giấy chứng nhận (tùy từng khóa học) nếu đạt yêu cầu. - Trường hợp gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức, tất cả các học viên đều phải nộp tài liệu, Giấy chứng nhận cho Tổ Đào tạo chậm nhất 01 tuần sau khi nhận được. V.7.2) Đánh giá kết quả đào tạo qua kế hoạch ứng dụng và kết quả thực hiện: - Sau khi kết thúc khóa đào tạo 01 tuần, người được đào tạo phải hoàn tất bảng Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (BM.NS.02.08) có sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp và gửi 01 bản photo cho Tổ Đào tạo để theo dõi. Sau khi CNV đã thực hiện, Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả và gửi bản chính về Tổ Đào tạo (kèm theo các hồ sơ, số liệu liên quan chứng minh kết quả thực hiện, nếu Tổ Đào tạo yêu cầu). Nếu không đạt, hoặc sau thời gian thực hiện CNV không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (bản chính), không gởi kết quả kế họach ứng dụng về Tổ Đào tạo coi như không hoàn thành khóa học và phải bồi thường học phí Công ty đã hỗ trợ theo quy chế đào tạo. Đối với các khóa như: tập huấn, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn triển khai thực hiện các thông tư mới, hoặc các khóa có thời lượng từ 01 buổi trở xuống, học viên không làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo mà thay vào đó là Báo cáo thu hoạch sau đào tạo (BM.NS.02.09) Nội dung trong báo cáo phải nêu được nội dung chính của khoá học, khả năng áp dụng các kiến thức đã học vào thực tế, đánh giá giảng viên (phương pháp giảng dạy, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp), cách tổ chức khóa học của đơn vị đào tạo,… V.8/ CẬP NHẬT VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: - Tổ Đào tạo có trách nhiệm cập nhật và lưu lại các chứng từ, tài liệu liên quan đến các khóa học và cung cấp danh sách CNV được đào tạo, Giấy chứng nhận, hồ sơ đào tạo cá nhân (BM.NS.02.10) để bộ phận lưu trữ lưu. - Các hồ sơ phải lưu giữ gồm: STT Tên hồ sơ Phụ lục Nơi lưu Thời gian lưu Phương pháp huỷ Kế hoạch đào tạo-Huấn luyện BM.NS.02.01 Tổ Đào tạo 3 năm Đốt/ xé Phiếu đề nghị đào tạo- Huấn luyện BM.NS.02.02 Tổ Đào tạo 3 năm Đốt/ xé Bản cam kết đào tạo- Huấn luyện BM.NS.02.03 Tổ Đào tạo 6 tháng kể từ khi hòan tất thủ tục theo qui định Đốt/ xé Danh sách CB-Chuyên viên nội bộ ĐK tham gia giảng dạy tại Cty BM.NS.02.04 Tổ Đào tạo Suốt quá trình sử dụng Đốt/ xé Phiếu đăng ký HD – Giảng dạy BM.NS.02.05 Tổ Đào tạo 3 năm Đốt/ xé Đơn xin phép vắng mặt BM.NS.02.06 Tổ Đào tạo Sau khi kết thúc khóa học Đốt/ xé Phiếu đánh giá về khóa học của các học viên BM.NS.02.07 Tổ Đào tạo 3 năm Đốt/ xé Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo. BM.NS.02.08 Tổ Đào tạo 3 năm Đốt/ xé Báo cáo thu hoạch sau đào tạo BM.NS.02.09 Tổ Đào tạo 5 năm Đốt/ xé Hồ sơ đào tạo cá nhân BM.NS.02.10 BP lưu trữ Theo qui trình làm việc của người lao động. Đốt/ xé Giấy chứng nhận BP lưu trữ Đốt/ xé