Dự thảo xây dựng quy chế về quản lý vốn, tài sản và công tác kế toán - Tài vụ của công ty cổ phần

Quy chế quản lý vốn, tài sản, chế độ kế toán của công ty cổ phần bao gồm nội dung về tổ chức quản lý, kế toán tài vụ, quản lý nguồn vốn và các nội dung khác liên quan, cụ thể như mẫu sau đây:   DỰ THẢO XÂY DỰNG QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ VỐN, TÀI SẢN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN - TÀI VỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN…... ---------------------   CHƯƠNG I NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG ĐIỀU I: Những căn cứ pháp lý Qui chế về công tác quản lý vốn, tài sản và công tác kế toán - tài vụ của Công ty cổ phần ........... được xây dựng dựa trên những căn cứ pháp lý sau đây: - Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng  hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ ….. Quốc hội khóa ….. ngày …./…../20….; - Nghị định số …../20…../NĐ-CP ngày …../…./20….. của Chính phủ “Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp”. - Nghị định số …../20……/NĐ-CP ngày …../…../20…. của Chính phủ “Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số …../20…../NĐ-CP "; - Luật Kế toán do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày …/…./20….; - Nghị định số …../20…../NĐ-CP ngày …./…./20…. của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh”. - Quyết định số ……/QĐ-CĐKT của Bộ trưởng Bộ  Tài chính ban hành “Chế độ  kế toán doanh nghiệp” và các văn bản hướng dẫn thi hành; - Quyết định số ……/20……/QĐ-BTC ngày …./…./20…. của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư; - Các Luật thuế hiện hành; - Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số ………….., do Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư  ……….. cấp ngày ……-…..-20…..; - Qui chế về tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; Quy chế về tổ chức và các mối quan hệ của bộ máy đều hành Công ty Cổ phần ........... ban hành theo Quyết định số ……. ngày….. tháng ….. năm 20…. của Tổng Giám đốc Công ty; ĐIỀU 2: Phạm vi điều chỉnh: - Qui chế  này điều chỉnh các  hoạt động trong công tác quản lý vốn, tài sản và kế toán tài vụ của Công ty Cổ phần ...........; - Công tác quản lý vốn, tài sản và kế toán – tài vụ của các đơn vị cơ sở: Chi nhánh Công ty, các công ty TNHH một thành viên, thành lập tại các địa phương khác và các Văn phòng đại diện .v.v... (nếu có) được điều chỉnh theo một qui định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương nhưng không được trái với những điều có liên quan trong qui chế  này. Điều 3: Đối tượng điều chỉnh Đối tượng điều chỉnh của qui chế này bao gồm: - Tổ chức và cán bộ trong công tác kế toán - tài vụ; - Quản lý các nguồn vốn; - Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động; - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong Công ty; - Quản lý và kế toán quĩ tiền mặt; - Chứng từ thanh toán; - Quản lý, điều hành tài khoản ngân hàng; - Quản lý các hợp đồng kinh tế; - Chế độ chi tiêu nội bộ; - Công tác kiểm kê trong Công ty; - Quyết toán hạng mục công trình và dự án đầu tư; - Kiểm toán báo cáo tài chính.   CHƯƠNG II TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ KẾ TOÁN – TÀI VỤ   Điều 4:Tổ chức bộ máy kế toán - Căn cứ Luật Kế toán và Nghị định số …./20…../NĐ-CP của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh”,  bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần ........... được tổ chức là Phòng Kế toán – Tài vụ; - Các bộ phận trực thuộc công ty như: các phòng, ban, Ban quản lý dự án…không phải là đơn vị kế toán. Điều 5:Các chức danh quản lý và chuyên môn trong Phòng Kế toán – Tài vụ Khi đã hình thành hoàn chỉnh, Phòng Kế toán - Tài vụ của Công ty có: - Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc. - Kế toán viên - Thủ quĩ. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định sau: a)- Thực hiện chức năng chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý tài chính và kế toán - thống kê theo qui định của pháp luật và yêu cầu quản trị nội bộ trong phạm  Công ty; b)- Để thực hiện các chức năng trên, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có  những nhiệm vụ sau: - Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án huy động và sử dụng vốn; - Tổ chức, kiểm tra và giám sát công tác ghi chép ban đầu trong Công ty; - Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty; - Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty;   - Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư; - Lập và quản lý các sổ kế toán theo qui định của Pháp luật; - Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các Báo cáo kế toán, Báo cáo thuế, Báo các thống kê định kỳ, hồ sơ nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,v...v... theo qui định của Pháp luật; - Quản lý, theo dõi các nguồn vốn: vốn điều lệ; vốn bổ sung; vốn vay; quĩ khấu hao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; vốn Công ty đầu tư ra ngoài dưới các hình thức góp vốn cổ phần, liên doanh, liên kết, mua bán chứng khoán; vốn trong công nợ phải thu, phải trả.. của Công ty; - Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm; - Xây dựng đề án phát hành Cổ phiếu của Công ty ra công chúng và tổ chức thực hiện, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn khi đề án được phê duyệt; - Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán; - Thực hiện những nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu của công tác Kế toán quản trị công ty; - Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ, báo cáo kế toán, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hoàn thuế, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm  kê, kiểm toán trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt; - Cùng Tổng Giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ,chính sách tài chính, kế toán thống kê,kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo qui định của Pháp luật;      c.  Để thực hiện những nhiệm vụ trên, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có những quyền hạn sau: - Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Tài chính - Kế toán công ty và tại các đơn vị cơ sở trực thuộc (nếu có); - Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc lĩnh vực Tài chính - Kế toán của Công ty; - Đề xuất với Tổng Giám đốc về số lượng, cơ cấu cán bộ cần tuyển dụng và tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong từng thời kỳ; - Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Tài chính - Kế toán của Công ty và kế toán viên thuộc các các đơn vị cơ sở trực thuộc ( nếu có); - Đăng ký chữ ký điều hành tài khoản tại Ngân hàng; - Dự thảo, kiểm tra và trình Tổng Giám đốc ký các công văn gửi ngân hàng, các báo cáo thống kê định kỳ, các công văn về thanh toán công nợ. - Thừa lệnh Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị; - Là Phó trưởng ban thường trực Ban kiểm kê vật tư, tài sản và quĩ tiền mặt vào cuối năm tài chính theo quyết định của Tổng Giám đốc Công ty. Kế toán viên: Kế toán viên thuộc Phòng Kế toán – Tài vụ, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng thực hiện những nhiệm vụ sau: - Theo dõi toàn bộ công tác thanh toán, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng; - Kiểm tra các chứng từ thanh toán, lập các phiếu chi, phiếu thu, các ủy nhiệm chi, điện chuyển tiền, viết séc, lập các Bảng kê nộp séc, giải quyết các thủ tục mở thư tín dụng (L/C) để nhập khẩu vật tư, tài sản, lập các chứng từ nộp thuế, v.v...; - Quản lý các Giấy tạm ứng và theo dõi việc thanh toán tạm ứng; - Lập Sổ lương, Bảng lương trình Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiểm tra và Tổng Giám đốc ký duyệt trước khi chi lương; - Lập sổ Kế toán quĩ tiền mặt và đối chiếu với Sổ quĩ tiền mặt của Thủ quĩ; - Lập, chuyển, nhận và quản lý các chứng từ ngân hàng; lập các sổ chi tiết về các Tài khoản tại ngân hàng theo yêu cầu của Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng; - Chịu trách nhiệm cập nhật số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao phụ trách cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng hoặc Tổng Giám đốc Công ty; - Lập danh mục tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định; - Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí  đầu tư, sản xuất – kinh doanh; - Quản lý và lập các hóa đơn GTGT khi tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của Công ty; - Theo dõi và lập báo cáo về nợ phải thu, nợ phải trả đối với từng nhà cung cấp và tiêu thụ. Thủ quĩ: - Thủ quĩ chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc Công ty về việc quản lý quĩ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng... của công ty; - Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt là ngoại tệ (nếu có), vàng, bạc, dá quí (nếu có) và các giấy tờ có giá trị khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối  phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng... của Công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu nhận; - Thủ quĩ là người duy nhất trong Công ty được quản lý khóa két và mở két; - Thủ quĩ không được chi tiền và /hoặc chuyển giao vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá trị khác .... cho bất kỳ ai, trong bất cứ trường hợp nào nếu không có chứng từ bằng văn bản đã được ký duyệt của Tổng Giám đốc; - Thủ quĩ không được đưa vào Két tiền của bản thân hoặc tiền tạm gửi của bất kỳ cá nhân nào; - Thủ quĩ phải thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quĩ theo sổ Kế toán quĩ tiền mặt và số tồn thực tế trong két. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và/ hoặc Tổng Giám đốc có quyền kiểm tra đột xuất số tồn quĩ. Trong mọi trường hợp, nếu số tồn thực tế trong két nhỏ hơn số tồn quĩ trên sổ quĩ tiền mặt đã được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng xác nhận, thủ quĩ đều phải bồi thường. Nếu số tiền mặt tồn thực tế trong két lớn hơn số tồn trong sổ quĩ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý và giải quyết sau khi đã xác minh. - Thủ quĩ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Nếu để xẩy ra những trường hợp trên, thủ quĩ phải bồi thường tổn thất cho Công ty; ĐIỀU 6: Việc thay thế, kiêm nhiệm công tác trong Phòng Kế toán - Tài vụ - Khi chưa có Kế toán tổng hợp, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiêm nhiệm công tác chuyên môn của Kế toán tổng hợp; - Trường hợp Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đi công tác vắng dài ngày hoặc nghỉ phép năm có thể ủy quyền bằng văn bản cho kế toán viên về một số công việc trong phạm vi cho phép; - Trường hợp thủ quĩ đi công tác vắng, nghỉ phép hoặc nghỉ việc riêng dài ngày phải báo cáo với Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng để bố trí người tạm thời thay thế. - Các cán bộ, nhân viên của công ty có thể được bố trí kiêm nhiệm công tác kế toán, trừ những người là cán bộ quản lý (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, các giám đốc điều hành, các Trưởng phòng, trưởng ban) thủ kho, thủ quỹ, cán bộ cung ứng vật tư.   CHƯƠNG III QUẢN LÝ VỐN VÀ TÀI SẢN   ĐIỀU 7: Vốn và công tác quản lý vốn 7.1. Vốn của Công ty Cổ phần ........... được hình thành từ các nguồn sau: - Vốn góp của các cổ đông; - Vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế; - Vốn vay các Ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các đối tượng khác; - Vốn trong công nợ; - Vốn huy động từ phát hành thêm cổ phiếu; 7.2. Vốn góp của các cổ đông phải được quản lý, ghi chép theo những nguyên tắc sau: - Số tiền, hình thức, thời gian góp vốn của các cổ đông phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong Sổ đăng ký cổ đông; - Số vốn góp phải được hạch toán kịp thời đúng qui định trong các Tài khoản kế toán có liên quan; - Việc chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông sáng lập (nếu có) phải tuân thủ qui định của pháp luật, Điều lệ Công ty và phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong các tài liệu và sổ kế toán có liên quan. 7.3. Trường hợp Công ty phát hành thêm cổ phiếu để tăng vốn, mua lại cổ phiếu đã phát hành để hủy bỏ hoặc tái phát hành, kế toán Công ty phải phản ánh kịp thời vào các tài khoản kế toán có liên quan theo qui định của Chế độ kế toán hiện hành; 7.4. Tại bất kỳ thời điểm  nào, Phòng  Kế toán- Tài vụ của Công ty phải cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty về giá trị tuyệt đối và tỷ trọng các nguồn vốn trong tổng số vốn của công ty. 7.5. Trong giai đoạn đầu tư xây dựng Nhà máy ..........., Phòng Kế toán- Tài vụ Công ty phải báo cáo kịp thời, đúng và đầy đủ cho Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc Công ty các chỉ tiêu: - Chi tiết vốn đầu tư theo nguồn hình thành; - Vốn đầu tư đã thực hiện theo hạng mục công trình, công trình; - Vốn đầu tư đã quyết toán theo hạng mục công trình, công trình đã hoàn thành bàn giao; - Các chi phí khác thuộc vốn đầu tư; ĐIỀU 8: Mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định và công cụ lao động trong Công ty cổ phần ...........phải tuân thủ những nguyên tắc sau: 8.1. Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động chỉ thực hiện khi có nhu cầu phục vụ cho công tác quản lý và/ hoặc sản xuất, kinh doanh của Công ty; phải có văn bản đề nghị của các đơn vị cơ sở, bao gồm nội dung sau: - Thực trạng về trang bị tài sản cố định, công cụ lao động trong đơn vị; - Những tài sản cố định, công cụ lao động đang thiếu để phục vụ cho hoạt động hàng ngày và hậu quả của  nó; - Số lượng, chủng loại, qui cách tài sản cố định, công cụ lao động cần trang bị; - Thời gian cần có của từng loại tài sản cố định, công cụ lao động cần mua sắm. 8.2. Trường hợp cần mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn (trên 100 triệu đồng), phải tổ chức lựa chọn các nhà cung cấp, đánh giá việc lựa chọn hoặc tổ chức đấu thầu. Kết quả việc lựa chọn (hoặc đấu thầu) trình Hội đồng quản trị và chỉ được thực hiện theo quyết định của Hội đồng quản trị; 8.3. Trường hợp mua sắm công cụ lao động, tài sản cố định có giá trị không lớn (dưới 100 triệu đồng) cần phải lựa chọn ít nhất 2 nhà cung cấp. Trong trường hợp mua sắm thiết bị qua sử dụng phải có đề nghị của đơn vị cơ sở và được Tổng Giám đốc phê duyệt. ĐIỀU 9: Quản lý tài sản cố định 9.1 Với những tài sản cố định do Công ty mua sắm: a. Mọi tài sản cố định được mua sắm trang bị có giá trị (theo qui định của Bộ Tài chính) phải được phản ánh trong Sổ Tài sản cố định của Công ty; b. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo Kế toán trưởng xác định số trích khấu hao tài sản cố định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo qui định của Bộ Tài chính; c. Việc góp vốn đầu tư dưới hình thức liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua sắm thêm tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định phải thực hiện theo thẩm quyền qui định trong Điều lệ Công ty. 9.2. Với những tài sản thuê ngoài do Công ty ký hợp đồng thuê: Căn cứ đề nghị của đơn vị cơ sở về việc thuê tài sản phục vụ sản xuất, xây dựng: - Giám đốc Kế hoạch - Kỹ thuật kiểm tra và đưa ra ý kiến bằng văn bản về sự cần thiết phải thuê tài sản; - Hợp đồng thuê máy móc, thiết bị, phương tiện do Tổng Giám đốc ký và thanh toán qua Phòng  Kế toán- Tài vụ của Công ty; - Đơn vị đề  nghị thuê máy móc, thiết bị.... có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các máy móc, thiết bị, phương tiện, .v.v... thuê ngoài theo hợp đồng đã ký; - Khi hết thời hạn thuê theo hợp đồng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm bàn giao các máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v... cho bên cho thuê; - Việc tiếp nhận và bàn giao máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v... theo hợp đồng thuê phải được lập thành biên bản ghi rõ tình trạng kỹ thuật của từng loại máy móc, thiết bị, phương tiện... khi tiếp nhận thuê và khi bàn giao trả lại bên cho thuê, trên biên bản phải có chữ ký của Giám đốc Kế hoạch - Kỹ thuật và Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng. ĐIỀU 10: Quản lý và kế toán quĩ tiền mặt - Sổ quĩ tiền mặt do Thủ quĩ  quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quĩ hàng ngày. Mọi khoản thu, chi bằng tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quĩ tiền mặt; - Các khoản thu, chi bằng tiền mặt đều phải được chứng minh bằng các chứng từ đã phê duyệt. Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán; - Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt phải được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng ký kiểm tra, Tổng Giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho Thủ quĩ chi tiền; - Phiếu thu do Kế toán viên lập thành 03 (ba) liên, phải ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quĩ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quĩ vào sổ và cuối ngày chuyển về Phòng  Kế toán- Tài vụ. - Phiếu chi được lập thành 02 (hai) liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu,  Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quĩ, thủ quĩ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên thứ nhất của Phiếu chi lưu ở nơi lập phiếu. Liên thứ hai, thủ quĩ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán viên cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. - Các chứng từ đính kèm theo Phiếu thu, Phiếu chi phải hợp pháp và được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu. ĐIỀU 11: Tạm ứng tiền mặt Cán bộ, nhân viên trong Công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý Công ty, bao gồm: - Mua vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng thaythế phục vụ sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt; - Ứng trước tiền chi phí cho quá trình vận chuyển hàng hóa theo từng lệnh điều động; - Chi giao dịch được Tổng Giám đốc duyệt; - Mua tài sản, công cụ lao động theo kế hoạch được Tổng Giám đốc duyệt; - Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết được Tổng Giám đốc đồng ý; Thủ tục xin tạm ứng qui định như sau: - Người được giao nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính; - Giám đốc điều hành quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc nếu khoản tạm ứng đó sai mục đích; - Tổng Giám đốc ký duyệt tạm ứng. - Kế toán viên căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được Tổng giám đốc ký duyệt làm thủ tục chi tiền. - Trong quá trình thực hiện chi tạm tứng, nếu phát hiện thấy sai sót, chưa rõ nội dung, kế toán viên báo cáo Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng xin ý kiến chỉ đạo để có thể thực hiện Giấy đề nghị tạm ứng. Điều kiện được tạm ứng tiền mặt: Cán bộ nhân viên chỉ được tạm ứng khi có đủ các điều kiện sau đây: - Thực hiện đúng mục đích và thủ tục qui định tại khoản 10.1; 10.2; nêu trên; - Chỉ được tạm ứng tiếp nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước; - Thời hạn tạm ứng phải được ghi trong Giấy đề nghị tạm ứng.Với tạm ứng mua vật tư, phụ tùng thay thế, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 20 ngày, với các khoản tạm ứng khác, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 05 ngày. Tạm ứng công tác phí, tùy theo thời gian đi công tác theo kế hoạch; - Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn cho người nợ tạm ứng và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty. Những trường hợp dã nhắc đến lần thứ 03 (ba) và đã quá 10 (mười) ngày kể từ lần nhắc đầu tiên, người nợ tạm ứng vẫn không thanh toán, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đề nghị Tổng Giám đốc cho trừ vào lương để thu hồi tạm ứng. - Các giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng lập, có xác nhận của Giám đốc điều hành trực tiếp, ký duyệt của Tổng Giám đốc được chuyển cho Kế toán viên lập phiếu chi tạm ứng. ĐIỀU 12: Quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng Việc quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng tại Công ty qui định như sau: - Công ty mở tài khoản tiền gửi đồng Việt Nam và Ngoại tệ Ngân hàng do Tổng Giám đốc Công ty lựa chọn; - Tổng Giám đốc Công ty đăng ký chữ chủ tài khoản. Phó Tổng giám đốc có thể được Tổng Giám đốc uỷ quyền và đăng ký chữ ký uỷ quyền tại Ngân hàng; - Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đăng ký chữ ký Kế toán trưởng tại Ngân hàng. Trong hai năm đầu, không có người được uỷ quyền của Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng. ĐIỀU 13: Chứng từ thanh toán Việc thanh toán mọi khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phải tuân thủ qui định về chứng từ thanh toán theo qui định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cụ thể như sau: - Khi mua hàng của các doanh nghiệp là pháp nhân, hóa đơn tài chính phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua, đủ các chữ ký của Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của doanh nghiệp. Trường hợp mua hàng của các hộ kinh doanh cá thể không có con dấu phải ghi đầy đủ các thông tin: tên, địa chỉ của người bán hàng; - Các chứng từ mua hàng của các Phòng ban trong Công ty, Nhà máy, đơn vị cơ sở v.v... kể cả trường hợp chưa trả tiền cho đơn vị bán phải chuyển cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng trước ngày 02 tháng sau để phục vụ việc báo cáo thuế tháng trước; - Những trường hợp phải chi các khoản không thể có hóa đơn tài chính như: thuê bốc vác, thuê nhân công đào đắp, chi hoa hồng môi giới, v.v... người được giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập báo cáo về số tiền chi có xác nhận của Giám đốc điều hành trực tiếp và được Tổng Giám đốc duyệt. Trong trường hợp này, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm giải quyết theo qui định của pháp luật sau khi đã có ý kiến đồng ý của Tổng Giám đốc Công ty. ĐIỀU 14: Chế độ công tác phí áp dụng trong công ty Chế độ công tác phí áp dụng cho từng chức danh cán bộ quản lý khi đi công tác trong nước và nước ngoài quy định như sau: Công tác phí gồm: - Tiền mua vé tàu, xe đi từ cơ quan đến nơi công tác và ngược lại; - Phụ cấp lưu trú; - Tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác; - Tiền khoán công tác phí hàng tháng áp dụng với những cán bộ phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện để thanh toán theo ngày; Chế độ quy định cụ thể như sau: a)- Tiền mua vé tàu, xe: -  Không định mức vé tàu, xe, vé máy bay đối với các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty kể cả khi đi công tác trong nước và nước ngoài; - Với các chức danh cán bộ quản lý khác như Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành khi đi công tác trong nước chỉ được sử dụng ô tô, tàu hoả nhanh-ghế ngồi mềm-toa điều hoà. Những trường hợp cần sử dụng phương tiện khác có mức phí cao hơn phải được Tổng giám đốc duyệt trước khi đi công tác. - Việc đi công tác nước ngoài của Phó Tổng giám đốc, các Giám đốc điều hành, do Tổng giám đốc quyết định.  b)- Phụ cấp lưu trú: Phụ cấp lưu trú là khoản tiền cấp cho người đi công tác tiêu vặt và bù thêm vào bữa ăn nhằm bảo đảm sức khoẻ. -  Trường hợp đi công tác trong nước: không định mức tiền phụ cấp lưu trú đối với các chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc. Với các chức danh khác quy định như sau:  Chức danh cán bộ Mức phụ cấp ( Đ/ngày) Phó Tổng giám đốc 100.000,00 Giám đốc điều hành   70.000,00 Kỹ sư/ chuyên viên 50.000,00 - Trường hợp đi công tác nước ngoài: vận dụng quy định tại Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 của Bộ Tài chính, mức quy định của công ty như sau: Chức danh cán bộ Mức phụ cấp (USD/ngày) Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc 50,00 Phó Tổng giám đốc 45,00 Giám đốc điều hành 40,00 Kỹ sư/chuyên viên 35,00 c)- Tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác: - Trường hợp đi công tác trong nước: Không định mức tiền thuê chỗ ở đối với các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Các chức danh khác quy định như sau: Chức danh cán bộ Định mức chi phí (đ/ngày-đêm) Phó Tổng giám đốc 350.000,00 Giám đốc điều hành 300.000,00 Kỹ sư/chuyên viên 250.000,00 - Trường hợp đi công tác nước ngoài: vận dụng quy định tại Thông tư số …./……/TT-BTC ngày …./…./20…. của Bộ Tài chính, mức quy định của công ty như sau: Chức danh cán bộ Định mức chi phí (USD/ngày- đêm) Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc 55,00 Phó Tổng giám đốc 50,00 Giám đốc điều hành 45,00 Kỹ sư/chuyên viên 40,00 14.3- Những quy định nêu trên sẽ được Tổng giám đốc công ty sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế trong từng thời kỳ. ĐIỀU 15: Trang bị điện thoại di động và máy tính xách tay - Phục vụ cho nhu cầu công tác, công ty sẽ trang bị máy điện thoại di động và máy tính xách tay cho cán bộ quản lý. Các thiết bị này do cá nhân được trang bị quản lý và hạch toán vào công cụ lao động, tài sản cố định của công ty. - Các chức danh cán bộ quản lý được trang bị máy điện thoại di động và máy tính xách tay quy định như sau: Tên thiết bị Chức danh cán bộ được trang bị Máy tính xách tay Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Phó Tổng giám đốc Điện thoại di động Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Phó Tổng giám đốc; Các giám đốc điều hành; Các kỹ sư/ chuyên viên theo danh sách do Tổng giám đốc duyệt.   - Các thiết bị đã trang bị cho cá nhân phải được sử dụng trong thời gian quy định, đối với điện thoại di động ít nhất 03 (năm); đối với máy tính xách tay ít nhất trong 05(năm) năm